Внутренний аудит в аптеке: цели, этапы, типовые ошибки

Эффективная организация работы аптечного учреждения требует системного подхода к контролю всех бизнес-процессов. Ключевым инструментом обеспечения такой работы выступает плановый внутренний аудит — самостоятельная и объективная деятельность по оценке соответствия установленным требованиям. Для провизоров, фармацевтов и руководителей аптек проведение таких проверок является не формальностью, а необходимым элементом управления качеством и минимизации рисков.

Регулярный внутренний контроль позволяет выявить отклонения от стандартов до того, как они станут причиной нарушений, и обеспечивает подготовленность к любым внешним проверкам. Это инвестиция в стабильность, репутацию и развитие аптеки, преобразующая реактивное устранение проблем в проактивное их предупреждение.

Основная цель деятельности любой аптечной организации — обеспечение населения качественными и безопасными лекарственными средствами в строгом соответствии с нормативными требованиями. Достижение этой цели невозможно без создания эффективной системы контроля. Внутренний аудит представляет собой механизм независимой оценки, позволяющий определить, насколько реальная практика работы соответствует регламентам.

Проведение внутренних проверок решает несколько критически важных задач:

• Обеспечение соответствия законодательным требованиям.
• Повышение качества обслуживания клиентов.
• Оптимизация бизнес-процессов и снижение издержек.
• Подготовка к внешним проверкам контролирующих органов.
• Обучение и мотивация персонала.

Систематическая оценка работы позволяет руководителю получать объективную информацию о состоянии дел и принимать обоснованные управленческие решения.

Внутренний аудит — это плановая, систематическая деятельность по проверке и консультации, направленная на совершенствование работы аптечного учреждения. В отличие от внешних проверок, он проводится силами самой организации и регламентируется внутренними документами:

• Положением о внутреннем аудите.
• Приказами руководителя.
• Стандартной операционной процедурой (СОП).
• Графиками проверок.

Обязательность проведения аудита и общие рамки определяются приказом Минздрава России от 29.04.2025 г. №259н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения».

Область внутреннего контроля охватывает все направления деятельности аптеки:

• Соблюдение лицензионных требований.
• Выполнение правил торговли.
• Соблюдение санитарно-противоэпидемического режима.
• Ведение учетной и отчетной документации.
• Работа с рецептами.
• Соблюдение стандартов обслуживания.
• Выполнение трудовой дисциплины.

Для обеспечения объективности и единообразия проверки ключевое значение имеет два фактора. Во-первых, ответственное лицо, проводящее проверку, должно обладать не только соответствующей квалификацией и полномочиями, но и независимостью от проверяемых процессов. Во-вторых, весь процесс должен регламентироваться детально разработанными СОП, которые унифицируют подход, задают четкие критерии оценки и минимизируют влияние человеческого фактора.

Цель внутреннего аудита является комплексной и многогранной, выходя далеко за рамки простой ревизии смен и подсчета товарных остатков. Она направлена на достижение ряда взаимосвязанных результатов, критически важных для обеспечения не только финансовой устойчивости, но и главного — здоровья покупателей и их доверия.

1. Профилактическая цель — предупреждение возможных нарушений. Систематическая оценка процессов позволяет выявить отклонения от стандартов до того, как они приведут к серьезным последствиям.
2. Оценочная цель — получение объективной картины текущего состояния дел. Руководитель получает структурированную информацию для принятия управленческих решений.
3. Обучающая цель — повышение квалификации персонала. Процесс проверки и обсуждение ее результатов способствует профессиональному росту сотрудников.
4. Мотивационная цель — стимулирование ответственного отношения к обязанностям. Понимание регулярности оценки дисциплинирует персонал.

Непрерывный процесс внутреннего аудита служит центральным узлом аптечного предприятия. Он позволяет руководству своевременно выявлять слабые места, укреплять сильные стороны и повышать общий уровень профессиональной культуры коллектива. В условиях высококонкурентного рынка и строгого государственного регулирования внутренние проверки превращаются из рутинной процедуры в стратегический инструмент управления.

Для обеспечения максимальной эффективности, объективности и результативности проверки, внутренний аудит в аптечной организации должен проводиться в строгом соответствии с определенной последовательностью действий. Этот поэтапный подход позволяет систематизировать процесс, минимизировать риски упущения критически важных деталей и гарантирует, что проверка охватит все ключевые аспекты деятельности: от соблюдения норм хранения лекарственных средств до финансовой дисциплины и качества обслуживания клиентов.

Включает в себя тщательное определение целей, задач и глубины предстоящей проверки. На основе этого разрабатывается детальная программа и реалистичный график аудита, утверждаются критерии и методы контроля, формируется рабочая группа (при необходимости с привлечением профильных специалистов — например, провизора-аналитика или эксперта по качеству), а также подготавливаются все необходимые документы и инструменты (чек-листы, анкеты, формы актов). Именно на этом этапе крайне важна разработка и использование детальных СОП для каждого проверяемого направления, будь то приемка товара, хранение наркотических и психотропных препаратов или порядок отпуска лекарств безрецептурного и рецептурного отпуска.

Предполагает непосредственное проведение проверочных мероприятий в соответствии с утвержденным планом. Это включает в себя скрупулезное изучение документации (журналы контроля температуры холодильников, товарные накладные, рецепты, личные карточки сотрудников с отметками о прохождении медосмотров), структурированное наблюдение за рабочими процессами (например, порядок общения с покупателем), а также опрос сотрудников для выяснения уровня их компетенций и понимания регламентов. Все полученные данные и выявленные факты подлежат обязательной объективной фиксации.

Включает в себя всестороннюю систематизацию, группировку и глубокий анализ полученных данных, выявление отклонений и их причин, оценку возможных рисков (финансовые, репутационные, юридические) и потенциальных последствий каждого выявленного несоответствия для деятельности аптеки в целом.

Предполагает оформление всех результатов проведенной проверки в виде итогового отчета. Этот документ должен содержать не только констатацию выявленных фактов, но и четкие, обоснованные выводы, а также практические, выполнимые рекомендации по устранению недостатков и предотвращению их повторения в будущем. Сформированный отчет представляется руководству аптеки или сети для ознакомления и принятия управленческих решений.

Включает разработку и реализацию плана мероприятий по устранению выявленных недостатков, мониторинг эффективности принятых мер.

Каждый из перечисленных этапов является важным звеном единой цепи. Он должен быть не только тщательно спланирован, но и документально оформлен. Это обеспечивает абсолютную прозрачность процесса, позволяет в любой момент отследить историю и обоснованность любых действий аудитора, а также формирует надежную доказательную базу для руководства и надзорных органов. Детальная фиксация на каждом шаге превращает аудит из формальной процедуры в мощный инструмент непрерывного улучшения качества работы аптеки.

При проведении внутреннего аудита в аптечной организации фокус внимания направлен на наиболее критичные зоны, где риски нарушений могут привести к серьезным последствиям — от угрозы здоровью покупателей и крупных штрафов до потери репутации и лицензии. Поэтому особое внимание уделяется следующим ключевым областям, каждая из которых является жизненно важным элементом корректной работы аптеки:

1. Соблюдение условий хранения лекарственных средств:

   • Поддержание требуемого температурного режима, влажности, освещенности.
   • Исправность оборудования.
   • Ведение журналов контроля параметров микроклимата.
2. Правильность оформления документов:

   • Заполнение журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров.
   • Ведение учета лекарственных средств с ограниченным сроком годности.
   • Оформление ценников и информации для потребителей.
3. Соблюдение правил реализации:

   • Порядок отпуска лекарственных препаратов по рецептам.
   • Соблюдение правил продажи безрецептурных средств.
   • Выполнение требований к информации о товарах.
4. Соблюдение санитарного режима:

   • Выполнение требований к чистоте помещений, обработке оборудования.
   • Соблюдение правил личной гигиены персонала.
   • Ведение необходимой документации.
5. Качество обслуживания клиентов:

   • Соблюдение стандартов общения.
   • Профессиональное консультирование.
   • Скорость и точность обслуживания.

Именно эти направления представляют наибольшую стратегическую значимость, находясь на стыке двух ключевых приоритетов: обеспечения максимальной безопасности пациентов и неукоснительного соблюдения всего объема требований действующего законодательства. Регулярный контроль этих процессов позволяет не только избежать санкций, но и выстроить работу аптеки как надежного, профессионального и клиентоориентированного учреждения здравоохранения.

Несмотря на кажущуюся простоту процесса, при проведении внутреннего аудита часто допускаются серьезные ошибки:

• Отсутствие системного подхода — проведение проверок от случая к случаю, без четкого плана и графика. Это снижает эффективность контроля и не позволяет отслеживать динамику изменений.
• Недостаточная подготовка аудиторов — назначение ответственных лиц без учета их квалификации и опыта. Это приводит к поверхностной проверке и невыявлению существенных нарушений.
• Формальный подход к проверке – концентрация на второстепенных деталях при игнорировании ключевых процессов. Это создает иллюзию контроля при наличии серьезных проблем.
• Неверный выбор объектов проверки — концентрация на одних и тех же областях при игнорировании других важных направлений. Это приводит к неравномерному развитию системы контроля.
• Неправильное оформление результатов — отсутствие четких формулировок, конкретных рекомендаций и сроков исправления недостатков. Это снижает практическую ценность проведенной работы.
• Отсутствие контроля выполнения решений — проведение проверки без последующего мониторинга выполнения рекомендаций. Это делает весь процесс бессмысленным.

Избежание этих типовых ошибок и выстраивание процесса на принципах системности, профессионализма и непрерывного контроля качества напрямую влияет и определяет эффективность всей системы внутреннего контроля.

Качественная и всесторонняя подготовка является фундаментальным залогом успешного и результативного проведения внутреннего аудита, превращая его из стрессовой процедуры в рабочий инструмент развития. Для того чтобы проверка была конструктивным процессом, необходимо заблаговременно и методично предпринять следующие ключевые шаги:

• Разработайте и утвердите положение о внутреннем аудите, определяющее порядок, периодичность и ответственность за проведение проверок.
• Сформируйте график проведения проверок на год с учетом всех значимых областей деятельности и сезонных особенностей работы аптеки.
• Подготовьте чек-листы и формы отчетности для стандартизации процесса проверки и обеспечения единого подхода.
• Обеспечьте обучение сотрудников, которые будут проводить контроль, включая изучение нормативных требований и методик проверки.
• Проведите предварительный инструктаж персонала о целях и порядке проведения аудита для снятия напряженности и обеспечения сотрудничества.
• Подготовьте всю необходимую документацию и оборудование для оперативного доступа к информации во время проверки.
• Создайте систему мотивации персонала за успешное прохождение проверки и оперативное устранение замечаний.

Регулярный и правильно организованный внутренний аудит позволяет аптеке не только минимизировать риски штрафов и санкций со стороны надзорных органов (Росздравнадзор, Роспотребнадзор), но и служит драйвером постоянного совершенствования.Он выявляет операционные слабости, оптимизирует процессы, повышает лояльность и доверие потребителей, что в конечном итоге напрямую укрепляет деловую репутацию и конкурентные позиции аптеки на рынке.