Стеллажная карточка в аптеке: требования к оформлению

В аптечной практике стеллажная карточка является важным инструментом учета и организации лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента. Правильное оформление стеллажных карточек не только обеспечивает оперативный поиск препаратов, но и способствует соблюдению требований нормативных документов, регламентирующих фармацевтическую деятельность.

В данной статье рассмотрены основные требования к оформлению стеллажных карточек в аптеке, включая обязательные реквизиты, правила заполнения и актуальные нормативные положения. Эта информация будет полезна провизорам, фармацевтам и другим сотрудникам аптечных организаций, стремящимся к оптимизации рабочих процессов и соблюдению законодательных норм.

Стеллажная карточка — это обязательный документ, сопровождающий каждое лекарственное средство или медицинское изделие в аптеке. Она служит для учета препаратов, быстрого поиска и контроля остатков, а также подтверждает соответствие требованиям надзорных органов. Отсутствие или неправильное оформление стеллажных карточек может стать причиной штрафов во время проверок Росздравнадзора.

Основные требования к стеллажным карточкам регулируются:

• Приказом Минздрава РФ № 647н от 31.08.2016 (Правила надлежащей аптечной практики) – обязывает вести учет ЛС.
• ФЗ № 61 «Об обращении лекарственных средств» – требует точного отражения данных о препаратах.
• Приказом Минздрава № 403н от 11.07.2017 (о хранении ЛС) – указывает на необходимость маркировки мест хранения.

Стеллажная карточка должна включать основные реквизиты:

1. Наименование товара. В карточке должно быть указано полное и корректное название лекарственного препарата или медицинского изделия в соответствии с утвержденной номенклатурой. Допускается использование международного непатентованного наименования (МНН) или торгового названия, но важно соблюдать единообразие в документах аптеки.
2. Дозировка и форма выпуска. Обязательно указывается дозировка (например, 500 мг), лекарственная форма (таблетки, мазь, раствор) и количество единиц в упаковке. Это помогает избежать путаницы при выдаче препаратов с похожими названиями, но разными характеристиками.
3. Серия и срок годности. Для контроля качества и соблюдения правил хранения в карточку вносятся данные о серии препарата и его сроке годности. Эта информация особенно важна при работе с партиями товаров, требующими особого учета.
4. Цена. В большинстве аптек в стеллажную карточку вписывается цена товара, что упрощает процесс консультирования покупателей и сверки при инвентаризации.
5. Место хранения. Для удобства поиска рекомендуется указывать номер стеллажа, полки или ячейки, где хранится препарат. Это ускоряет процесс отпуска и приемки товара.
6. Производитель. В некоторых случаях полезно указывать название производителя, особенно если в аптеке представлены аналоги от разных фармацевтических компаний.
7. Штрих-код или код товара. Наличие штрих-кода или внутреннего кода упрощает учет и проведение инвентаризации с использованием электронных систем

Образец оформления стеллажной карточки

Стеллажные карточки размещаются непосредственно на полках, стеллажах или в ячейках, где хранятся препараты. Они должны быть легко читаемыми и доступными для сотрудников. Если лекарство требует особых условий хранения, например, в холодильнике, карточка должна быть выполнена из влагостойкого материала.

Ответственность за заполнение и актуальность данных лежит на провизоре или фармацевте. Первостольники вносят изменения при отпуске или поступлении товара, а заведующий аптекой контролирует правильность ведения учета. Информацию в карточках необходимо обновлять ежедневно или после каждой операции с препаратом.

• Заполняются разборчиво, чернилами или печатным способом.
• Корректировки вносятся аккуратно, с указанием даты и подписи ответственного.
• Регулярно сверяются с фактическими остатками.
• При нулевом остатке карточка не изымается, а помечается как «ожидается поставка».

В аптеках с автоматизированным учетом (например, на базе 1С:Аптека) стеллажные карточки могут дублироваться в электронном виде.

Преимущества электронных стеллажных карточек:

• Автоматическое обновление остатков.
• Уменьшение ошибок из-за человеческого фактора.
• Возможность интеграции с системой заказов.

При ведении стеллажных карточек в аптеке нередко возникают ошибки, которые могут привести к путанице, нарушениям в учете и даже неправильному отпуску лекарственных средств. Одна из наиболее распространенных проблем — неточности в названии препарата, когда используется сокращенное или ошибочное наименование, не соответствующее первичной упаковке. Чтобы избежать этого, необходимо всегда сверяться с оригинальной маркировкой лекарственного средства и официальной документацией.

Еще одна частая ошибка — наличие неактуальных данных в карточке, особенно это касается сроков годности и цен. Просроченная информация может привести к отпуску неподходящего препарата или конфликтам с покупателями. Для предотвращения таких ситуаций следует регулярно проверять и обновлять сведения, особенно при поступлении новых партий товара или изменении стоимости.

Нечитаемый текст — еще одна проблема, которая усложняет работу аптечного персонала. Заполнение карточек от руки неразборчивым почерком, использование карандаша или выцветших чернил затрудняет идентификацию препаратов. Решение простое: применять печатные буквы, готовые печатные формы или электронные аналоги, если аптека использует автоматизированные системы учета.

Отсутствие важных пометок, таких как особые условия хранения (например, «хранить в холодильнике» или «беречь от света»), также может создать серьезные проблемы. Это приводит к нарушению правил хранения лекарств, что влияет на их качество и безопасность. Чтобы исключить такие риски, необходимо всегда указывать все ключевые требования к хранению препарата, даже если они кажутся очевидными.

Стеллажная карточка – это не просто вспомогательный элемент учета, а значимая часть системы управления товарными запасами в аптеке. Грамотное оформление карточек в соответствии с установленными требованиями позволяет минимизировать ошибки при отпуске лекарств, ускорить процесс инвентаризации и обеспечить прозрачность движения товаров. Соблюдение правил заполнения реквизитов, своевременное обновление данных и контроль за соответствием информации на карточке и в учетной системе – ключевые аспекты, на которые следует обращать внимание сотрудникам аптеки. Применение этих рекомендаций на практике способствует повышению эффективности работы аптечной организации и соблюдению норм фармацевтического законодательства.