Приемка товара в аптеке: порядок, документы и частые ошибки

Процедура приемки товара представляет собой важнейший элемент фармацевтической деятельности, непосредственно влияющий на качество лекарственного обеспечения населения. Грамотно организованный процесс приемки позволяет предотвратить попадание на аптечные полки недоброкачественной, фальсифицированной или просроченной продукции, обеспечивая тем самым безопасность пациентов и соблюдение строгих требований нормативных актов.

Приемочный контроль — это последовательность операций, нацеленных на оценку соответствия поступающих лекарств и изделий медицинского назначения установленным стандартам. Процедура предполагает:

• детальный осмотр целостности упаковочных материалов;
• сопоставление данных маркировки и временных рамок годности;
• анализ подлинности сертификационных документов и разрешительных свидетельств;
• мониторинг соблюдения правил перевозки (актуально для препаратов, чувствительных к температурным колебаниям).

Основная задача контроля — недопущение реализации продукции, не соответствующей заявленным характеристикам.

Деятельность по приемке строго регламентируется Федеральным законом № 61 «Об обращении лекарственных средств», приказами Минздрава № 646н и № 647н, а также внутренними стандартами аптечной организации. Согласно требованиям, каждая аптека обязана разработать стандартную операционную процедуру (СОП), детально регламентирующую все этапы приемки. Особое внимание уделяется контролю температурного режима для термолабильных препаратов с использованием данных терморегистраторов и показаний термоиндикаторов.

Процесс приемки регламентируется приказом руководителя, в котором утверждается состав приемочной комиссии (как правило, 3 сотрудника) и распределяются зоны ответственности. Для работы комиссии оборудуется выделенное место, оснащенное рабочим столом, поддонами и стеллажами для временного хранения товара.

Особое внимание уделяется изоляции бракованной или несоответствующей продукции: для этого предусматривается карантинная зона – отдельный шкаф или полка с четкой маркировкой.

Термолабильные препараты, требующие особых условий хранения, размещаются в специально выделенном холодильном отсеке.

В некоторых аптеках внедряется система электронной фиксации несоответствий – данные о браке сразу заносятся в учетную систему, что ускоряет процесс возврата поставщику. Кроме того, ответственные сотрудники обязаны регулярно проверять сроки годности товара уже на этапе приемки, чтобы минимизировать риски попадания просроченной продукции в продажу.

Процедура приемки начинается с тщательной проверки сопроводительной документации, в обязательном порядке включающей:

• товарную накладную (форма ТОРГ-12);
• протокол согласования цен (для препаратов из перечня ЖНВЛП);
• реестр сертификатов качества;
• счет-фактуру.

При обнаружении любых несоответствий (количественных или качественных) приемочная комиссия незамедлительно оформляет акт расхождений по форме. Документ составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых в течение 3 рабочих дней направляется поставщику для урегулирования спорных вопросов.

Особый протокол проверки применяется для термолабильных препаратов:

• визуальная оценка состояния термоиндикаторов;
• проверка показаний температурных датчиков (при их наличии);
• сверка данных с температурным листом перевозки.

Каждое выявленное несоответствие подлежит обязательной регистрации в специальном журнале учета претензий, где указываются:

• дата выявления;
• наименование препарата;
• характер несоответствия;
• принятые меры.

Процедура верификации документов включает несколько обязательных этапов:

1. Проверка обязательных реквизитов:

   • Полное наименование и реквизиты отправителя/получателя;
   • Наличие оригинальных печатей организации-поставщика;
   • Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.
2. Контроль качества лекарственных средств:

   • В обязательном порядке осуществляется сверка регистрационных данных через федеральную систему мониторинга Росздравнадзора;
   • Проверка актуальности сертификатов соответствия в едином реестре.
3. Действия при выявлении продукции с ограниченным обращением:

   • Немедленная изоляция товара в карантинную зону;
   • Уведомление территориального управления Росздравнадзора в течение 24 часов с момента обнаружения;
   • Оформление акта о приостановлении реализации.
4. Система архивации:

   • Все сопроводительные документы подлежат хранению в специальном архивном деле;
   • Срок хранения — не менее 5 лет с момента приемки;
   • Организация электронной копии документов в базе данных аптеки.

Приемка медикаментов в аптеке представляет собой строго регламентированный процесс, состоящий из трех последовательных этапов, каждый из которых имеет ключевое значение для обеспечения качества продукции.

1. Проверка документации и первичный осмотр.
   

   На начальной стадии осуществляется экспертиза товаросопроводительных документов и приемка по количеству мест. Особое внимание уделяется целостности транспортной упаковки – выявляются возможные повреждения, загрязнения или признаки несанкционированного вскрытия.

2. Детальный контроль качества.
   

   Второй этап предполагает тщательную проверку каждой позиции:

   • соответствие наименований, производителей и серий;
   • актуальность сроков годности;
   • для маркированных препаратов – обязательное сканирование Data Matrix-кодов.
3. Завершение процедуры.
   

   Финальный этап включает оформление приемочной документации и распределение товара по местам хранения с учетом требований к условиям содержания (температурный режим, защита от света и влаги).

Таким образом, многоуровневая система контроля на этапе приемки обеспечивает безопасность, подлинность и надлежащее качество лекарственных средств, поступающих в аптечную сеть.

Помимо лекарственных средств, аптека принимает медицинские изделия, БАДы, детское питание и другие товары аптечного ассортимента. Для каждой группы действует единый алгоритм проверки, включающий контроль внешнего вида, маркировки, сроков годности и сопроводительных документов.

Нелекарственные товары ненадлежащего качества размещаются в карантинной зоне отдельно от лекарственных препаратов. В случае отказа поставщика принять несоответствующий товар, разногласия разрешаются в судебном порядке.

Правильно организованный приемочный контроль — гарантия безопасности реализуемых аптекой товаров и залог эффективной работы на всех последующих этапах. Ключевыми элементами успешной приемки являются: строгое соблюдение нормативных требований, наличие детально разработанных СОП, профессиональная подготовка персонала и эффективная система документооборота. Регулярный внутренний контроль и оперативное реагирование на выявленные несоответствия позволяют минимизировать риски и обеспечить высокое качество фармацевтической помощи.