Как все успеть и ничего не забыть – основы управления временем

Рабочий день провизора и фармацевта похож на марафон: постоянный поток покупателей, телефонные звонки, рецепты, заказы препаратов и бумажная работа. При этом у одних сотрудников всё организовано как по часам, а другие едва успевают перевести дух. В чём секрет? Всё дело в осознанном отношении ко времени.

В этой статье — практичные советы по тайм-менеджменту именно для работников аптек. Вы узнаете:

• Как выявлять и устранять скрытых «пожирателей времени»;
• Какие методы помогают организовать хаотичный рабочий процесс;
• Как правильно расставлять приоритеты в условиях многозадачности;
• Что можно делегировать, чтобы разгрузить свой день.

Психологи выделяют четыре основных модели поведения, которые определяют нашу продуктивность. Давайте разберем их на примере работы в аптеке.

1. Хозяин времени
   Чётко расставляет приоритеты, использует «тихие часы» для важных задач, делегирует рутину, уходит вовремя.
   Совет: Применяйте принцип 80/20 — фокусируйтесь на 20% задач, дающих 80% результата.

2. Работоголик
   Делает всё сам, задерживается, чувствует вину за отдых, быстро выгорает.
   Решение: Научитесь делегировать простые задачи и соблюдать график.

3. Исполнитель
   Работает строго по инструкции, не проявляет инициативы.
   Совет: Начните с небольших улучшений — оптимизируйте раскладку популярных препаратов.

4. Хаотичный тип
   Постоянно отвлекается, забывает о важном, работает в режиме «аврала».
   Решение: Фиксируйте 3 главные задачи в день, используйте визуальные напоминания.

Каждый может развить навыки «Хозяина времени», начав с небольших изменений в работе.

Работа в аптеке — это искусство находить баланс между оперативностью и внимательностью. Когда перед вами очередь из посетителей, звонит телефон, а врач требует срочно подготовить редкий препарат, важно сохранять спокойствие. Секрет успешных специалистов — в умении грамотно распределять своё время и силы.

Ключевой принцип эффективной работы — чёткое разделение задач по степени важности. Критические задачи, требующие немедленного реагирования, всегда должны быть в приоритете. Это может быть отпуск жизненно необходимых лекарств, экстренные запросы от врачей или работа с термолабильными препаратами. На втором плане, но не менее важны задачи, которые можно выполнить в течение дня — проверка остатков, взаимодействие с поставщиками, обучение новых сотрудников. И наконец, рутинные операции вроде ежедневной выкладки товара или проверки сроков годности можно планировать на менее загруженные часы.

Опытные аптечные работники хорошо знают цену так называемым «тихим часам» — тем временным промежуткам, когда поток посетителей временно снижается. Обычно это первый час после открытия, послеобеденное время или последние минуты перед закрытием. Эти драгоценные минуты стоит использовать для сверки документов, оформления заказов или плановой инвентаризации. Именно в такие периоды лучше всего заниматься задачами, требующими концентрации и внимания.

Современные технологии стали верными помощниками провизоров и фармацевтов в борьбе за эффективность. Электронные системы учёта не только экономят время на рутинных операциях, но и помогают избежать ошибок. Они могут автоматически формировать заказы при достижении минимального остатка, мгновенно подбирать аналоги препаратов или рассчитывать скидки. Не менее полезны заранее подготовленные шаблоны ответов на частые вопросы пациентов — о правилах приёма лекарств, наличии аналогов или ожидаемых поставках.

Главное — помнить, что внедрение любых изменений должно быть постепенным. Начните с одного инструмента, например, создания шаблонов для частых вопросов, и уже через неделю вы заметите, как освобождается время для более важных задач. Грамотное управление временем в аптеке — это не прихоть, а необходимость, которая позволяет работать продуктивнее, меньше уставать и лучше обслуживать посетителей.

В аптечной практике существуют скрытые «воришки времени», которые незаметно крадут драгоценные минуты, превращая рабочий день в бесконечный марафон.

Одним из самых коварных вредителей эффективности становятся постоянные прерывания. Работа провизора/фармацевта требует предельной концентрации, особенно при работе с рецептурными бланками или сильнодействующими препаратами. Однако реальность такова, что каждые несколько минут кто-то отвлекает — коллега с вопросом, телефонный звонок, посетитель с уточнением. Каждое такое прерывание не просто отнимает минуту-другую, а полностью выбивает из рабочего ритма, требуя дополнительного времени на повторное включение в процесс. Особенно разрушительны такие перебивания в моменты выполнения точных расчётов дозировок или работы с термолабильными препаратами.

Не менее опасен хаос на рабочем месте. Когда препараты разложены несистемно, документы хранятся в беспорядке, то поиск нужного лекарства среди беспорядочно расставленных упаковок, лихорадочные попытки найти необходимый бланк в куче бумаг не только отнимает драгоценные минуты, но и создаёт нервное напряжение, снижая общую эффективность работы.

Особого внимания заслуживает проблема перфекционизма в неподходящие моменты. Стремление к идеальному исполнению каждой задачи, безусловно, похвально в фармацевтической практике. Однако когда в разгар потока посетителей сотрудник тратит десять минут на безупречное выравнивание ценников вместо обслуживания очереди, это превращается в проблему. То же самое касается многократной перепроверки уже выполненной работы в ущерб другим важным задачам.

Для борьбы с этими поглотителями времени можно применять различные стратегии. Визуальные сигналы — специальные таблички или значки — помогают коллегам понять, когда вас лучше не отвлекать. Чёткая организация рабочего пространства с цветовой маркировкой и понятной системой хранения значительно сокращает время поиска нужных препаратов или документов.

Важно научиться различать задачи, требующие безупречного исполнения, и те, где достаточно хорошего уровня выполнения. Работа с рецептами, конечно, не терпит небрежности, тогда как оформление витрины в час пик может быть выполнено без излишнего стремления к идеалу. Установка временных лимитов на рутинные операции помогает поддерживать баланс между качеством и эффективностью.

Особую пользу приносит практика ведения хронометража рабочего времени. Фиксируя все свои действия в течение дня, можно выявить индивидуальные паттерны потери времени и разработать персонализированные методы оптимизации.

Помните: каждая сэкономленная минута в течение дня — это дополнительное время для качественного обслуживания пациентов или кратковременного отдыха, который так важен для поддержания профессионального долголетия в требовательной аптечной среде.

Работа в аптеке — это всегда выбор: что делать прямо сейчас, а что может подождать.Метод Эйзенхауэра, адаптированный для аптечной практики, предлагает чёткую систему категоризации задач.

В первую категорию попадают действия, сочетающие срочность и важность — это «красная зона» немедленного реагирования. Сюда относится отпуск жизненно необходимых лекарств, экстренные запросы от врачей о наличии специфических препаратов для тяжёлых пациентов, работа с термолабильными лекарственными средствами. Эти ситуации не терпят отлагательств и требуют мгновенной мобилизации всех профессиональных знаний и навыков.

Вторая категория — важные, но не срочные задачи — представляет собой «стратегическую зону» развития аптеки. Сюда входит плановая инвентаризация, позволяющая избежать авралов при проверках, обучение новых сотрудников, которое окупится в будущем слаженной работой коллектива, анализ товарооборота для оптимизации ассортимента. Эти задачи часто откладываются «на потом», но их систематическое выполнение создаёт фундамент для стабильной работы без кризисов.

Третья группа — срочные, но не важные для вас лично дела — это зона грамотного делегирования. Многие запросы, такие как поиск конкретного препарата на полке или оформление повторяющихся документов, могут быть переданы младшему персоналу или практикантам. Важно создать чёткие инструкции и алгоритмы для таких операций, чтобы делегирование не превращалось в дополнительную головную боль.

Четвёртая категория — не срочные и не важные занятия — это главные пожиратели времени в аптечной практике. Бесконечные разговоры не по делу, излишняя бумажная волокита, перфекционизм в оформлении витрин в ущерб основным обязанностям — всё это должно безжалостно вычёркиваться из рабочего графика.

Помните, что грамотное распределение задач — это не просто способ больше успевать, а важный элемент профессионального самосохранения в условиях постоянной многозадачности аптечной работы.

В аптеке, где каждая минута на счету, хаотичное планирование может превратить рабочий день в череду авралов и незавершённых дел. Многие фармацевты ведут списки задач, но почему-то к концу смены половина пунктов остаётся невыполненной. В чём ошибка? Чаще всего проблема не в количестве работы, а в том, как мы её организуем.

Типичные ловушки планирования знакомы многим: громоздкие списки дел, в которых теряется главное; отсутствие чётких временных рамок для задач; и главное — неучтённые форс-мажоры, которые неизбежно возникают в течение дня. Когда в 11 утра внезапно привозят новую партию препаратов, а в 15:00 начинается поток посетителей после поликлиник, весь тщательно составленный план идёт насмарку.

Но есть и хорошие новости: несколько простых инструментов помогут сделать планирование действительно рабочим. Например, цветовые маркеры для срочности задач или синхронизированные электронные календари с напоминаниями. Главное — найти систему, которая будет работать именно в ваших условиях, с учётом специфики аптеки и особенностей рабочего процесса.

Работа провизора — это всегда командная игра, где попытка сделать всё в одиночку приводит только к перегрузу и ошибкам. Многие специалисты боятся делегировать, считая, что «лучше сделать самому», но именно это убеждение становится главным препятствием к эффективной работе.

Делегирование — не признак слабости, а профессиональный навык, который позволяет:

• Освободить время для действительно важных задач;
• Развивать навыки младшего персонала;
• Предотвратить профессиональное выгорание.

Грамотное распределение обязанностей начинается с понимания: какие операции требуют вашей экспертизы, а какие могут быть переданы коллегам, помощникам или даже автоматизированы. Главное — чёткие инструкции и контроль качества, чтобы делегирование не создавало новых проблем.

Вот что можно делегировать:

Младшему персоналу (продавцам-консультантам, фасовщикам):

• Выкладка товара;
• Приёмка поставок (сверка по накладным);
• Ответы на простые вопросы покупателей («Где находится...?»).

Коллегам:

• Проверка взаимозаменяемости препаратов (если вы перегружены);
• Оформление акционных стендов.

Автоматизации:

• Напоминания о просроченных лекарствах через программу;
• Отчётность (часть можно генерировать в 1С без ручного ввода).

Грамотная организация — залог успеха. Начните с устранения главных «пожирателей времени»: наведите порядок на рабочем месте, сведите к минимуму отвлекающие факторы. Сразу выполняйте только критичные задачи — отпуск важных лекарств, срочные запросы. Не перегружайте список дел: 3-5 основных задач в день вполне достаточно.

Используйте временные блоки: определённые часы выделяйте под конкретные виды работ. Не стесняйтесь делегировать — доверьте младшему персоналу выкладку товара и простые консультации, автоматизируйте отчёты и напоминания.

Главное правило: сначала — здоровье пациентов, потом — бумаги и второстепенные задачи. Такой подход сохранит вашу эффективность и предотвратит выгорание. Более подробно эту тему в вебинаре раскрывает Дмитрий Кононов.